Timeboxing ทริคสำคัญ ในการบริหารเวลา
หลายคนกำลังประสบกับปัญหากับการทำงานไม่ทัน งานล้นมือ ทำงานแบบไร้ทิศทาง ไม่มีเป้าหมาย และจัดลำดับความสำคัญแบบผิด ๆ การบริหารเวลาเป็นทักษะสำคัญที่ทุกคนควรมีและพัฒนาอย่างสม่ำเสมอ เนื่องจากเวลาเป็นทรัพยากรที่มีอยู่อย่างจำกัดและไม่สามารถย้อนกลับได้ เพื่อให้การบริหารจัดการเวลาเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพมากที่สุด หลาย ๆ คนได้นำเทคนิคการบริหารเวลา ที่เรียกว่า “Timeboxing” มาใช้ ซึ่งเป็นวิธีการที่มีประสิทธิภาพในการจัดการเวลาและงานที่ต้องทำในช่วงเวลาที่กำหนด
การบริหารเวลาเป็นทักษะที่สำคัญในการดำเนินชีวิตทั้งในชีวิตประจำวันและการทำงาน หากสามารถจัดการเวลาได้อย่างมีประสิทธิภาพจะสามารถประสบความสำเร็จในกิจกรรมต่าง ๆ และพัฒนาตัวเองไปยังทิศทางที่กำหนดไว้ได้เป็นอย่างดี
Timeboxing คืออะไร
Timeboxing คือเทคนิคการบริหารเวลาโดยการแบ่งเวลาออกเป็นช่วง ๆ ที่กำหนดไว้ล่วงหน้า แล้วทำงานให้เสร็จภายในกรอบเวลานั้น ๆ เทคนิคนี้มีประโยชน์ในการช่วยให้เราโฟกัสกับงานที่กำลังทำอยู่ โดยไม่เสียเวลาไปกับสิ่งรบกวนต่าง ๆ ซึ่งเป็นเทคนิคการบริหารเวลาอย่างหนึ่งในการจัดการเวลาที่นิยมใช้ในการบริหารเวลาในชีวิตประจําวันรวมไปถึงการทำงานหรือโปรเจคต่าง ๆ โดยเป้าหมายคือการกำหนดระยะเวลาที่แน่นอนสำหรับการทำกิจกรรมหรือโปรเจค และกำหนดให้กิจกรรมหรือโปรเจคนั้นหยุดลงทันทีเมื่อเวลาที่กำหนดไว้สิ้นสุด โดยไม่ว่างานจะเสร็จหรือไม่ก็ตาม การทำงานหยุดทันทีเมื่อ Timebox สิ้นสุดเป็นเปรียบเสมือนกับการตั้งเส้นตายสำหรับกิจกรรมหรือโปรเจคนั้น ๆ
เทคนิคที่ช่วยจัดการ Toxic Productivity
Timeboxing สามารถนำมาใช้ร่วมกับเทคนิคอื่น ๆ เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการบริหารจัดการเวลา เช่น Pomodoro Technique, Scrum, หรือ Agile Methodology ซึ่งส่วนใหญ่ในทางธุรกิจและโปรเจคมักนิยมใช้เพื่อช่วยในการบริหารโปรเจคให้สำเร็จและตรงตามกำหนดเวลาที่กำหนดไว้
Pomodoro Technique
Pomodoro Technique จะแบ่งเวลาการทำงานออกเป็นช่วง ๆ (ครั้งละ 25 นาที) แล้วตามด้วยพักผ่อนสั้น ๆ
(ประมาณ 5 นาที) นับเป็น 1 Pomodoro หลังจากที่ทำงานไป 4 Pomodoro ก็จะมีพักผ่อนยาว 15-30 นาที เทคนิคนี้จะช่วยให้มีการจัดการเวลาและการทำงานที่มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น โดยให้ความสำคัญกับการทำงานที่มีมากที่สุดในระหว่าง Pomodoro และพักผ่อนระยะสั้นเพื่อรักษาพลังงานในการทำงานครั้งต่อไป การบันทึกผลการทำงานที่ทำในแต่ละรอบของ Pomodoro ช่วยให้ได้รับความรู้เกี่ยวกับการทำงานและทำให้สามารถปรับปรุงกระบวนการทำงานในครั้งต่อไป
Time Blocking
Time blocking คือ เทคนิคการบริหารเวลาโดยการแบ่งเวลาออกเป็นช่วง ๆ ที่กำหนดไว้ล่วงหน้า แล้วทำงานให้เสร็จภายในกรอบเวลานั้น ๆ เทคนิคนี้มีประโยชน์ในการช่วยให้เราโฟกัสกับงานที่กำลังทำอยู่ และเป็นเทคนิคที่การันตีว่างานที่ทำอยู่จะเกิดขึ้นและสำเร็จอย่างแน่นอน
ขั้นตอนการทำ Time Blocking
1. กำหนดเป้าหมาย สิ่งแรกที่ต้องทำก่อนเริ่มทำ Time Blocking คือการกำหนดเป้าหมายว่าต้องการบรรลุอะไร เช่น ต้องการทำงานให้เสร็จภายในวันนั้น หรือต้องการทำงานให้เสร็จภายในสัปดาห์นั้น
2. จัดลำดับความสำคัญ เมื่อกำหนดเป้าหมายได้แล้ว ก็ถึงเวลาจัดลำดับความสำคัญของงาน ว่างานไหนสำคัญที่สุด เร่งด่วนที่สุด หรืองานไหนสามารถเลื่อนได้บ้าง
3. กำหนดกรอบเวลา เมื่อจัดลำดับความสำคัญแล้ว ก็ถึงเวลากำหนดกรอบเวลาให้กับแต่ละงาน โดยกำหนดให้สอดคล้องกับความยากง่ายและความซับซ้อนของงาน
4. เริ่มทำงาน เมื่อกำหนดกรอบเวลาแล้ว ก็ถึงเวลาเริ่มทำงาน โดยโฟกัสกับงานที่กำลังทำอยู่ โดยไม่เสียเวลาไปกับสิ่งรบกวนต่างๆ
5. ติดตามความคืบหน้า สิ่งสำคัญคือต้องติดตามความคืบหน้าของงานอย่างสม่ำเสมอ เพื่อให้แน่ใจว่าจะสามารถทำงานให้เสร็จภายในกรอบเวลาที่กำหนด
Eisenhower Matrix
Eisenhower Matrix เป็นเครื่องมือที่ช่วยในการตัดสินใจและจัดลำดับความสำคัญของงาน โดยแบ่งงานออกเป็น 4 ประเภท ตามระดับความสำคัญของงานและความเร่งด่วนของงาน
ขั้นตอนการทำ Eisenhower Matrix
1. สำคัญและเร่งด่วน (Important & Urgent)
เป็นงานที่ต้องทำทันที เพราะเป็นงานที่สำคัญและส่งผลกระทบต่อเป้าหมายของเราโดยตรง เช่น งานที่ได้รับมอบหมายจากหัวหน้า งานที่มีกำหนดส่งด่วน งานที่ต้องแก้ไขข้อผิดพลาด เป็นต้น
2. สำคัญแต่ไม่เร่งด่วน (Important & Not Urgent)
เป็นงานที่ต้องวางแผนและดำเนินการอย่างรอบคอบ เพราะเป็นงานที่สำคัญแต่อาจไม่มีกำหนดส่งด่วน เช่น งานวางแผนระยะยาว งานพัฒนาตนเอง งานสร้างความสัมพันธ์ เป็นต้น
3. ไม่สำคัญแต่เร่งด่วน (Not Important & Urgent)
เป็นงานที่ต้องดำเนินการทันที แต่อาจไม่มีผลกระทบต่อเป้าหมายของเราโดยตรง เช่น งานที่ได้รับมอบหมายจากผู้อื่น แต่ไม่ใช่งานที่สำคัญ งานแทรก งานซ้อน งานที่ต้องตอบสนองความต้องการของผู้อื่น เป็นต้น
4. ไม่สำคัญและไม่เร่งด่วน (Not Important & Not Urgent)
เป็นงานที่ไม่มีความสำคัญและไม่เร่งด่วน จึงควรหลีกเลี่ยงหรือเลื่อนออกไป เช่น งานที่ไม่มีกำหนดเวลา งานอดิเรก งานเล่น เป็นต้น
Task Batching
Task Batching เป็นแนวคิดการบริหารจัดการเวลาที่เน้นการรวมกิจกรรมหลาย ๆ งานที่คล้ายคลึงกันเข้ามาไว้หรือทำร่วมกันในช่วงเวลาเดียวกัน เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานและลดความสับสนในการเปลี่ยนงานได้
ขั้นตอนการ Task Batching
1. ระบุกิจกรรมหรืองานที่คล้ายคลึงกัน
ทำการระบุกิจกรรมหรืองานที่มีลักษณะคล้ายคลึงกัน หรือมีความเกี่ยวข้องกัน
2. กำหนดช่วงเวลาที่จะทำ Task Batching
กำหนดช่วงเวลาที่จะทำกิจกรรมหรืองานที่คล้ายคลึงกัน แล้วนำมารวมกลุ่มเข้าไว้ด้วยกัน
3. ทำกิจกรรมหรืองานที่รวมกัน
ทำกิจกรรมหรืองานที่รวมกันในช่วงเวลาที่กำหนด โดยทำงานอย่างต่อเนื่องในกิจกรรมหรืองานนั้น ๆ
4. เลื่อนไปทำกิจกรรมหรืองานต่อไป
เมื่อกิจกรรมหรืองานใน Task Batching นั้น ๆ เสร็จสิ้นแล้ว ให้ทำาการเลื่อนไปทำกิจกรรมหรืองานอื่นต่อใน Task Batching ถัดไป
5. ทำซ้ำเป็นระยะ
ทำซ้ำขั้นตอนทั้งหมดนี้เป็นระยะ ๆ ตลอดการทำงานหรือในช่วงเวลาที่กำหนด
Timeboxing with Breaks
Timeboxing with Breaks เป็นแนวคิดในการบริหารจัดการเวลาที่นำมาใช้ในการทำงานหรือกิจกรรม โดยกำหนดเวลาที่แน่นอนในการทำงานแล้วตามด้วยช่วงเบรกเพื่อให้ร่างกายและจิตใจได้พักผ่อน เทคนิคการบริหารเวลานี้ช่วยให้การทำงานมีประสิทธิภาพมากขึ้นและลดความเหนื่อยหลังจากทำงานเป็นระยะเวลานาน
ขั้นตอนการทำ Timeboxing with Breaks
1. กำหนดระยะเวลา (Set Timebox)
กำหนดระยะเวลาที่ต้องการในการทำงาน ซึ่งอาจเป็น 25 นาที , 50 นาที หรือตามที่คุณต้องการ
2. ทำงาน (Work)
ทำงานอย่างต่อเนื่องและมุ่งมั่นในกิจกรรมหรืองานที่คุณต้องการทำในระยะเวลาที่กำหนด.
3. พักผ่อน (Take a Break)
เมื่อ Timebox สิ้นสุดลง ให้พักผ่อนเป็นระยะเวลาสั้น ๆ (เช่น 5 นาที) เพื่อผ่อนคลายจิตใจและร่างกาย
4. ทำซ้ำ (Repeat)
ทำขั้นตอนที่ 1-3 ไปเรื่อย ๆ ตามที่คุณต้องการและเพื่อความสมดุล ควรหลีกเลี่ยงการทำงานอย่างต่อเนื่องโดยไม่มีพัก
5. พักผ่อนยาว (Take a Long Break)
หลังจากที่ทำ Timebox หลายรอบ ให้ทำการพักผ่อนเป็นเป็นเวลาช่วงหนึ่ง (เช่น 15 – 30 นาที) เพื่อฟื้นฟูสภาพจิตใจและร่างกายที่มากขึ้น
Agile Timeboxing
Agile Timeboxing เป็นหลักการในวิศวกรรมซอฟต์แวร์และการจัดการโปรเจคที่นำมาใช้ในกระบวนการพัฒนาโปรแกรมแบบ Agile หรือ Scrum หลักการนี้นำเสนอการจัดการเวลาที่มีระยะเวลาที่กำหนดไว้ล่วงหน้า (Timebox) เพื่อควบคุมการพัฒนาและตอบสนองต่อการเปลี่ยนแปลงในโปรเจคได้อย่างยืดหยุ่น
ขั้นตอนการทำ Agile Timeboxing
1. กำหนดระยะเวลาของ Timebox
กำหนดระยะเวลาที่จะใช้ในการทำงาน โดยทั่วไปแล้วใน Agile มักจะเป็นระยะเวลาที่สั้น ๆ เช่น 2-4 สัปดาห์หรือตามที่โปรเจคกำหนด
2.กำหนดความสำคัญของงาน
กำหนดความสำคัญของงานที่จะทำใน Timebox นั้น ๆ โดยใช้ Backlog หรือรายการงานที่ต้องทำ
3.ทำงานในระยะเวลาที่กำหนด
เป็นช่วงระยะเวลาที่ทีมทำงานและพยายามทำงานให้เสร็จสมบูรณ์ในเวลาที่กำหนดหรือในระยะเวลานั้น.
4. รีวิวและประเมิน
หลังจากที่ Timebox สิ้นสุดลง ทีมมีการประชุมรีวิว (Review) การทำงานที่สำเร็จและทำการประเมิน (Retrospective) เพื่อวิเคราะห์การทำงานและปรับปรุงในรุปแบบ Agile
5. วนไปเรื่อย ๆ
ทำขั้นตอนทั้งหมดนี้วนไปเรื่อย ๆ ตลอดการพัฒนาโปรเจค
ประโยชน์จากการทำ Timeboxing
1. ช่วยโฟกัสกับงานที่กำลังทำอยู่ การจำกัดเวลาในการทำงานช่วยให้เราโฟกัสกับงานที่กำลังทำอยู่ได้อย่างเต็มที่ โดยไม่วอกแวกไปกับสิ่งรบกวนต่าง ๆ ซึ่งจะช่วยให้เราทำงานได้มีประสิทธิภาพมากขึ้น
2. ช่วยในการวางแผนและกำหนดเวลาในการทำกิจกรรมหรือโปรเจค การกำหนดกรอบเวลาที่ชัดเจนจะทำให้แต่ละงานเสร็จภายในเวลาที่กำหนดและทำให้สามารถควบคุมเวลาหรืองานได้อย่างมีประสิทธิภาพ
3. ช่วยลดความเสี่ยงที่จะเกิดปัญหาต่าง ๆ และสามารถวางแผนการทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งช่วยลดความเสี่ยงที่จะเกิดปัญหาต่าง ๆ เช่น เช่น ทำงานไม่ทัน เกิดงานค้าง งานเสร็จไม่ทันกำหนด หรือความเครียดสะสม
4.ช่วยให้ทำงานได้อย่างมีเป้าหมายและมีประสิทธิภาพมากขึ้น โดยเราจะต้องจัดลำดับความสำคัญของงานและกำหนดกรอบเวลาให้กับแต่ละงานให้เหมาะสมกับความยากง่ายและความซับซ้อนของงาน
5. ช่วยให้ทีมสามารถกำหนดระยะเวลาในการทำงานที่ต้องทำในแต่ละ Sprint หรือ Iteration และติดตามความคืบหน้าของโปรเจคได้
6. ช่วยในการติดตามและวัดผลการทำงานในแต่ละช่วงเวลา ทำให้ง่ายต่อการประเมินและปรับปรุงการทำงานในอนาคต
หากท่านไหนมีปัญหาทำงานแบบไร้ทิศทางไม่มีเป้าหมาย , จัดลำดับความสำคัญของงานไม่เป็น , เสียเวลาไปกับสิ่งรบกวน หรือทำหลายงานในเวลาเดียวกัน IDM Council สามารถช่วยให้คุณมีการจัดการเวลาที่ดีได้ คอร์สเรียน “Time And Productivity Management” ถูกออกแบบมาเพื่อช่วยเพิ่มผลิตผลและประสิทธิภาพในการทำงาน โดยคอร์สนี้คุณจะได้เรียนรู้เทคนิคและวิธีการใช้เครื่องมือและเทคโนโลยีที่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน รวมถึงเรียนรู้เทคนิคการจัดการเวลา การวางแผน และการสร้างนิสัยที่เพิ่มประสิทธิภาพจากผู้ประสบความสำเร็จตัวจริง เรียนจบรับใบ Certificate ที่ได้การยอมรับจากหลายสถาบันสากลเช่น European Qualifications Framework, Scottish Qualification Authority, International Board of Digital Marketing และอื่นๆ อีกมากมาย
สรุป
Timeboxing เป็นเทคนิคการบริหารเวลาที่สามารถปรับให้เข้ากับการบริหารเวลาในชีวิตประจําวันและในการทำงาน ซึ่งช่วยให้กิจกรรมต่าง ๆ เป็นไปได้อย่างเป็นระบบและมีประสิทธิภาพ นอกจากนี้ยังช่วยลดการทำงานที่ล่าช้า ทำงานไม่ทัน และสร้างวินัยในการทำงาน ส่งผลให้กิจกรรมแต่ละอย่างมีความสมดุลกัน
