Timeboxing ทริคสำคัญในการบริหารเวลา

Timeboxing ทริคสำคัญในการบริหารเวลา

หลายคนกำลังประสบกับปัญหากับการทำงานไม่ทัน งานล้นมือ ทำงานแบบไร้ทิศทาง ไม่มีเป้าหมาย และจัดลำดับความสำคัญแบบผิด ๆ การบริหารเวลาเป็นทักษะสำคัญที่ทุกคนควรมีและพัฒนาอย่างสม่ำเสมอ เนื่องจากเวลาเป็นทรัพยากรที่มีอยู่อย่างจำกัดและไม่สามารถย้อนกลับได้ เพื่อให้การบริหารจัดการเวลาเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพมากที่สุด หลาย ๆ คนได้นำเทคนิคการบริหารเวลา ที่เรียกว่า “Timeboxing” มาใช้ ซึ่งเป็นวิธีการที่มีประสิทธิภาพในการจัดการเวลาและงานที่ต้องทำในช่วงเวลาที่กำหนด

Timeboxing ทริคสำคัญในการบริหารเวลา

การบริหารเวลาเป็นทักษะที่สำคัญในการดำเนินชีวิตทั้งในชีวิตประจำวันและการทำงาน หากสามารถจัดการเวลาได้อย่างมีประสิทธิภาพจะสามารถประสบความสำเร็จในกิจกรรมต่าง ๆ และพัฒนาตัวเองไปยังทิศทางที่กำหนดไว้ได้เป็นอย่างดี

Timeboxing คืออะไร

Timeboxing คือเทคนิคการบริหารเวลาโดยการแบ่งเวลาออกเป็นช่วง ๆ ที่กำหนดไว้ล่วงหน้า แล้วทำงานให้เสร็จภายในกรอบเวลานั้น ๆ เทคนิคนี้มีประโยชน์ในการช่วยให้เราโฟกัสกับงานที่กำลังทำอยู่ โดยไม่เสียเวลาไปกับสิ่งรบกวนต่าง ๆ ซึ่งเป็นเทคนิคการบริหารเวลาอย่างหนึ่งในการจัดการเวลาที่นิยมใช้ในการบริหารเวลาในชีวิตประจําวันรวมไปถึงการทำงานหรือโปรเจคต่าง ๆ โดยเป้าหมายคือการกำหนดระยะเวลาที่แน่นอนสำหรับการทำกิจกรรมหรือโปรเจค และกำหนดให้กิจกรรมหรือโปรเจคนั้นหยุดลงทันทีเมื่อเวลาที่กำหนดไว้สิ้นสุด โดยไม่ว่างานจะเสร็จหรือไม่ก็ตาม การทำงานหยุดทันทีเมื่อ Timebox สิ้นสุดเป็นเปรียบเสมือนกับการตั้งเส้นตายสำหรับกิจกรรมหรือโปรเจคนั้น ๆ

เทคนิคที่ช่วยจัดการ Toxic Productivity

Timeboxing สามารถนำมาใช้ร่วมกับเทคนิคอื่น ๆ เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการบริหารจัดการเวลา เช่น Pomodoro Technique, Scrum, หรือ Agile Methodology ซึ่งส่วนใหญ่ในทางธุรกิจและโปรเจคมักนิยมใช้เพื่อช่วยในการบริหารโปรเจคให้สำเร็จและตรงตามกำหนดเวลาที่กำหนดไว้

Pomodoro Technique

Timeboxing ทริคสำคัญในการบริหารเวลา

Pomodoro Technique จะแบ่งเวลาการทำงานออกเป็นช่วง ๆ (ครั้งละ 25 นาที) แล้วตามด้วยพักผ่อนสั้น ๆ
(ประมาณ 5  นาที) นับเป็น 1 Pomodoro หลังจากที่ทำงานไป 4 Pomodoro ก็จะมีพักผ่อนยาว 15-30 นาที เทคนิคนี้จะช่วยให้มีการจัดการเวลาและการทำงานที่มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น โดยให้ความสำคัญกับการทำงานที่มีมากที่สุดในระหว่าง Pomodoro และพักผ่อนระยะสั้นเพื่อรักษาพลังงานในการทำงานครั้งต่อไป การบันทึกผลการทำงานที่ทำในแต่ละรอบของ Pomodoro ช่วยให้ได้รับความรู้เกี่ยวกับการทำงานและทำให้สามารถปรับปรุงกระบวนการทำงานในครั้งต่อไป

Time Blocking

Time blocking คือ เทคนิคการบริหารเวลาโดยการแบ่งเวลาออกเป็นช่วง ๆ ที่กำหนดไว้ล่วงหน้า แล้วทำงานให้เสร็จภายในกรอบเวลานั้น ๆ เทคนิคนี้มีประโยชน์ในการช่วยให้เราโฟกัสกับงานที่กำลังทำอยู่ และเป็นเทคนิคที่การันตีว่างานที่ทำอยู่จะเกิดขึ้นและสำเร็จอย่างแน่นอน

Timeboxing ทริคสำคัญในการบริหารเวลา

ขั้นตอนการทำ Time Blocking

1. กำหนดเป้าหมาย สิ่งแรกที่ต้องทำก่อนเริ่มทำ Time Blocking คือการกำหนดเป้าหมายว่าต้องการบรรลุอะไร เช่น ต้องการทำงานให้เสร็จภายในวันนั้น หรือต้องการทำงานให้เสร็จภายในสัปดาห์นั้น
2. จัดลำดับความสำคัญ เมื่อกำหนดเป้าหมายได้แล้ว ก็ถึงเวลาจัดลำดับความสำคัญของงาน ว่างานไหนสำคัญที่สุด เร่งด่วนที่สุด หรืองานไหนสามารถเลื่อนได้บ้าง
3. กำหนดกรอบเวลา เมื่อจัดลำดับความสำคัญแล้ว ก็ถึงเวลากำหนดกรอบเวลาให้กับแต่ละงาน โดยกำหนดให้สอดคล้องกับความยากง่ายและความซับซ้อนของงาน
4. เริ่มทำงาน เมื่อกำหนดกรอบเวลาแล้ว ก็ถึงเวลาเริ่มทำงาน โดยโฟกัสกับงานที่กำลังทำอยู่ โดยไม่เสียเวลาไปกับสิ่งรบกวนต่างๆ
5. ติดตามความคืบหน้า สิ่งสำคัญคือต้องติดตามความคืบหน้าของงานอย่างสม่ำเสมอ เพื่อให้แน่ใจว่าจะสามารถทำงานให้เสร็จภายในกรอบเวลาที่กำหนด

Eisenhower Matrix

Eisenhower Matrix เป็นเครื่องมือที่ช่วยในการตัดสินใจและจัดลำดับความสำคัญของงาน โดยแบ่งงานออกเป็น 4 ประเภท ตามระดับความสำคัญของงานและความเร่งด่วนของงาน

Timeboxing ทริคสำคัญในการบริหารเวลา

ขั้นตอนการทำ Eisenhower Matrix

1. สำคัญและเร่งด่วน (Important & Urgent) 
เป็นงานที่ต้องทำทันที เพราะเป็นงานที่สำคัญและส่งผลกระทบต่อเป้าหมายของเราโดยตรง เช่น งานที่ได้รับมอบหมายจากหัวหน้า งานที่มีกำหนดส่งด่วน งานที่ต้องแก้ไขข้อผิดพลาด เป็นต้น
2. สำคัญแต่ไม่เร่งด่วน (Important & Not Urgent) 
เป็นงานที่ต้องวางแผนและดำเนินการอย่างรอบคอบ เพราะเป็นงานที่สำคัญแต่อาจไม่มีกำหนดส่งด่วน เช่น งานวางแผนระยะยาว งานพัฒนาตนเอง งานสร้างความสัมพันธ์ เป็นต้น
3. ไม่สำคัญแต่เร่งด่วน (Not Important & Urgent) 
เป็นงานที่ต้องดำเนินการทันที แต่อาจไม่มีผลกระทบต่อเป้าหมายของเราโดยตรง เช่น งานที่ได้รับมอบหมายจากผู้อื่น แต่ไม่ใช่งานที่สำคัญ งานแทรก งานซ้อน งานที่ต้องตอบสนองความต้องการของผู้อื่น เป็นต้น
4. ไม่สำคัญและไม่เร่งด่วน (Not Important & Not Urgent) 
เป็นงานที่ไม่มีความสำคัญและไม่เร่งด่วน จึงควรหลีกเลี่ยงหรือเลื่อนออกไป เช่น งานที่ไม่มีกำหนดเวลา งานอดิเรก งานเล่น เป็นต้น

Task Batching

Task Batching เป็นแนวคิดการบริหารจัดการเวลาที่เน้นการรวมกิจกรรมหลาย ๆ งานที่คล้ายคลึงกันเข้ามาไว้หรือทำร่วมกันในช่วงเวลาเดียวกัน เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานและลดความสับสนในการเปลี่ยนงานได้

Timeboxing ทริคสำคัญในการบริหารเวลา

ขั้นตอนการ Task Batching 

1. ระบุกิจกรรมหรืองานที่คล้ายคลึงกัน
ทำการระบุกิจกรรมหรืองานที่มีลักษณะคล้ายคลึงกัน หรือมีความเกี่ยวข้องกัน
2. กำหนดช่วงเวลาที่จะทำ Task Batching
กำหนดช่วงเวลาที่จะทำกิจกรรมหรืองานที่คล้ายคลึงกัน แล้วนำมารวมกลุ่มเข้าไว้ด้วยกัน
3. ทำกิจกรรมหรืองานที่รวมกัน
ทำกิจกรรมหรืองานที่รวมกันในช่วงเวลาที่กำหนด โดยทำงานอย่างต่อเนื่องในกิจกรรมหรืองานนั้น ๆ
4. เลื่อนไปทำกิจกรรมหรืองานต่อไป 
เมื่อกิจกรรมหรืองานใน Task Batching นั้น ๆ เสร็จสิ้นแล้ว  ให้ทำาการเลื่อนไปทำกิจกรรมหรืองานอื่นต่อใน Task Batching ถัดไป
5. ทำซ้ำเป็นระยะ 
ทำซ้ำขั้นตอนทั้งหมดนี้เป็นระยะ ๆ ตลอดการทำงานหรือในช่วงเวลาที่กำหนด

Timeboxing with Breaks

Timeboxing with Breaks เป็นแนวคิดในการบริหารจัดการเวลาที่นำมาใช้ในการทำงานหรือกิจกรรม โดยกำหนดเวลาที่แน่นอนในการทำงานแล้วตามด้วยช่วงเบรกเพื่อให้ร่างกายและจิตใจได้พักผ่อน เทคนิคการบริหารเวลานี้ช่วยให้การทำงานมีประสิทธิภาพมากขึ้นและลดความเหนื่อยหลังจากทำงานเป็นระยะเวลานาน

Timeboxing ทริคสำคัญในการบริหารเวลา

ขั้นตอนการทำ Timeboxing with Breaks

1. กำหนดระยะเวลา (Set Timebox)
กำหนดระยะเวลาที่ต้องการในการทำงาน ซึ่งอาจเป็น 25 นาที , 50 นาที หรือตามที่คุณต้องการ
2. ทำงาน (Work) 
ทำงานอย่างต่อเนื่องและมุ่งมั่นในกิจกรรมหรืองานที่คุณต้องการทำในระยะเวลาที่กำหนด.
3. พักผ่อน (Take a Break) 
เมื่อ Timebox สิ้นสุดลง ให้พักผ่อนเป็นระยะเวลาสั้น ๆ (เช่น 5 นาที) เพื่อผ่อนคลายจิตใจและร่างกาย
4. ทำซ้ำ (Repeat)
ทำขั้นตอนที่ 1-3 ไปเรื่อย ๆ ตามที่คุณต้องการและเพื่อความสมดุล ควรหลีกเลี่ยงการทำงานอย่างต่อเนื่องโดยไม่มีพัก
5. พักผ่อนยาว (Take a Long Break)
หลังจากที่ทำ Timebox หลายรอบ ให้ทำการพักผ่อนเป็นเป็นเวลาช่วงหนึ่ง (เช่น 15 – 30 นาที) เพื่อฟื้นฟูสภาพจิตใจและร่างกายที่มากขึ้น

Agile Timeboxing

Agile Timeboxing เป็นหลักการในวิศวกรรมซอฟต์แวร์และการจัดการโปรเจคที่นำมาใช้ในกระบวนการพัฒนาโปรแกรมแบบ Agile หรือ Scrum หลักการนี้นำเสนอการจัดการเวลาที่มีระยะเวลาที่กำหนดไว้ล่วงหน้า (Timebox) เพื่อควบคุมการพัฒนาและตอบสนองต่อการเปลี่ยนแปลงในโปรเจคได้อย่างยืดหยุ่น

ขั้นตอนการทำ Agile Timeboxing

1. กำหนดระยะเวลาของ Timebox 
กำหนดระยะเวลาที่จะใช้ในการทำงาน โดยทั่วไปแล้วใน Agile มักจะเป็นระยะเวลาที่สั้น ๆ เช่น 2-4 สัปดาห์หรือตามที่โปรเจคกำหนด
2.กำหนดความสำคัญของงาน 
กำหนดความสำคัญของงานที่จะทำใน Timebox นั้น ๆ โดยใช้ Backlog หรือรายการงานที่ต้องทำ
3.ทำงานในระยะเวลาที่กำหนด
เป็นช่วงระยะเวลาที่ทีมทำงานและพยายามทำงานให้เสร็จสมบูรณ์ในเวลาที่กำหนดหรือในระยะเวลานั้น.
4. รีวิวและประเมิน 
หลังจากที่ Timebox สิ้นสุดลง ทีมมีการประชุมรีวิว (Review) การทำงานที่สำเร็จและทำการประเมิน (Retrospective) เพื่อวิเคราะห์การทำงานและปรับปรุงในรุปแบบ Agile
5. วนไปเรื่อย ๆ
ทำขั้นตอนทั้งหมดนี้วนไปเรื่อย ๆ ตลอดการพัฒนาโปรเจค

ประโยชน์จากการทำ Timeboxing

1. ช่วยโฟกัสกับงานที่กำลังทำอยู่ การจำกัดเวลาในการทำงานช่วยให้เราโฟกัสกับงานที่กำลังทำอยู่ได้อย่างเต็มที่ โดยไม่วอกแวกไปกับสิ่งรบกวนต่าง ๆ ซึ่งจะช่วยให้เราทำงานได้มีประสิทธิภาพมากขึ้น
2. ช่วยในการวางแผนและกำหนดเวลาในการทำกิจกรรมหรือโปรเจค การกำหนดกรอบเวลาที่ชัดเจนจะทำให้แต่ละงานเสร็จภายในเวลาที่กำหนดและทำให้สามารถควบคุมเวลาหรืองานได้อย่างมีประสิทธิภาพ
3. ช่วยลดความเสี่ยงที่จะเกิดปัญหาต่าง ๆ และสามารถวางแผนการทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งช่วยลดความเสี่ยงที่จะเกิดปัญหาต่าง ๆ เช่น เช่น ทำงานไม่ทัน เกิดงานค้าง งานเสร็จไม่ทันกำหนด หรือความเครียดสะสม
4.ช่วยให้ทำงานได้อย่างมีเป้าหมายและมีประสิทธิภาพมากขึ้น โดยเราจะต้องจัดลำดับความสำคัญของงานและกำหนดกรอบเวลาให้กับแต่ละงานให้เหมาะสมกับความยากง่ายและความซับซ้อนของงาน
5. ช่วยให้ทีมสามารถกำหนดระยะเวลาในการทำงานที่ต้องทำในแต่ละ Sprint หรือ Iteration และติดตามความคืบหน้าของโปรเจคได้
6. ช่วยในการติดตามและวัดผลการทำงานในแต่ละช่วงเวลา ทำให้ง่ายต่อการประเมินและปรับปรุงการทำงานในอนาคต

หากท่านไหนมีปัญหาทำงานแบบไร้ทิศทางไม่มีเป้าหมาย , จัดลำดับความสำคัญของงานไม่เป็น , เสียเวลาไปกับสิ่งรบกวน หรือทำหลายงานในเวลาเดียวกัน IDM Council สามารถช่วยให้คุณมีการจัดการเวลาที่ดีได้ คอร์สเรียน “Time And Productivity Management” ถูกออกแบบมาเพื่อช่วยเพิ่มผลิตผลและประสิทธิภาพในการทำงาน โดยคอร์สนี้คุณจะได้เรียนรู้เทคนิคและวิธีการใช้เครื่องมือและเทคโนโลยีที่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน รวมถึงเรียนรู้เทคนิคการจัดการเวลา การวางแผน และการสร้างนิสัยที่เพิ่มประสิทธิภาพจากผู้ประสบความสำเร็จตัวจริง เรียนจบรับใบ Certificate ที่ได้การยอมรับจากหลายสถาบันสากลเช่น European Qualifications Framework, Scottish  Qualification Authority, International Board of Digital Marketing และอื่นๆ อีกมากมาย

สรุป

Timeboxing เป็นเทคนิคการบริหารเวลาที่สามารถปรับให้เข้ากับการบริหารเวลาในชีวิตประจําวันและในการทำงาน ซึ่งช่วยให้กิจกรรมต่าง ๆ เป็นไปได้อย่างเป็นระบบและมีประสิทธิภาพ นอกจากนี้ยังช่วยลดการทำงานที่ล่าช้า ทำงานไม่ทัน และสร้างวินัยในการทำงาน ส่งผลให้กิจกรรมแต่ละอย่างมีความสมดุลกัน

บทความอื่นที่น่าสนใจ

แกะบทเรียน! เหตุผลที่ทำให้ธุรกิจเจ๊ง  ก่อนสร้างธุรกิจของตัวเอง

การทำธุรกิจย่อมมีความเสี่ยงไม่ว่าจะกำไรหรือขาดทุน แต่หากผู้ประกอบการมีความรู้ความเข้าใจ วางแผนอย่างรอบคอบ และปรับตัว…
Read More

นายหน้า TikTok ถูกใจสิ่งนี้ เรียกยอดฟอล ดันคลิปเก่าเพิ่มยอดวิวพุ่ง

นักการตลาดหรือผู้ใช้งานทั่วไปสามารถใช้วิธีนี้เพื่อเพิ่มยอดวิวให้กับช่องของตนเองหรือช่องธุรกิจได้ ซึ่งมั่นใจได้เลยว่าในอนาคตผู้คนจะหันมาเล่น Tiktok มากขึ้น…
Read More

Google Data Studio ตัวช่วยสำคัญการทำธุรกิจ

Google Data Studio เป็นเครื่องมือสำหรับการวิเคราะห์ข้อมูล Insights ซึ่งทำการแปลงข้อมูลเป็นรายงานและ Dashboard ที่ให้ข้อมูลซึ่งปรับแต่งได้ เหมาะสำหรับ…
Read More

Digital Marketing Funnel หัวใจพื้นฐานที่นักการตลาดควรรู้!

Digital Marketing Funnel เป็นเครื่องมือสำคัญที่ช่วยให้ธุรกิจสามารถนำทางลูกค้าไปสู่การทำธุรกิจได้อย่างมีประสิทธิภาพ การเข้าใจและปรับใช้ Funnel ให้เหมาะสม…
Read More

Content Marketing กลยุทธ์ที่สามารถเพิ่มมูลค่าให้กับธุรกิจ

Content Marketing ไม่เพียงแค่เป็นเครื่องมือในการโปรโมตสินค้าหรือบริการ แต่ยังเป็นกลยุทธ์ที่สามารถเพิ่มมูลค่าให้กับธุรกิจในหลาย ๆ ด้าน ด้วย…
Read More

เราใช้คุกกี้เพื่อพัฒนาประสิทธิภาพ และประสบการณ์ที่ดีในการใช้เว็บไซต์ของคุณ คุณสามารถศึกษารายละเอียดได้ที่ นโยบายความเป็นส่วนตัว และสามารถจัดการความเป็นส่วนตัวเองได้ของคุณได้เองโดยคลิกที่ ตั้งค่า

Privacy Preferences

คุณสามารถเลือกการตั้งค่าคุกกี้โดยเปิด/ปิด คุกกี้ในแต่ละประเภทได้ตามความต้องการ ยกเว้น คุกกี้ที่จำเป็น

Allow All
Manage Consent Preferences
  • คุกกี้ที่จำเป็น
    Always Active

    ประเภทของคุกกี้มีความจำเป็นสำหรับการทำงานของเว็บไซต์ เพื่อให้คุณสามารถใช้ได้อย่างเป็นปกติ และเข้าชมเว็บไซต์ คุณไม่สามารถปิดการทำงานของคุกกี้นี้ในระบบเว็บไซต์ของเราได้

  • คุกกี้เพื่อปรับเนื้อหาให้เข้ากับกลุ่มเป้าหมาย

    คุกกี้ประเภทนี้จะเก็บข้อมูลต่าง ๆ รวมทั้งข้อมูลวส่วนบบุคลเกี่ยวกับตัวคุณเพื่อเราสามารถนำมาวิเคราะห์ และนำเสนอเนื้อหา ให้ตรงกับความเหมาะสมกับความสนใจของคุณ ถ้าหากคุณไม่ยินยอมเราจะไม่สามารถนำเสนอเนื้อหาและโฆษณาได้ไม่ตรงกับความสนใจของคุณ

Save